Kontaktrapporten er tilgjengelig for Barnehage-Leder og Barnehage-Administrator (Ekstern). Kontaktrapporten gir oversikt over kontaktinformasjon om barn og tilhørende foreldre. Rapporten kan tilpasses ved å filtrere på periode, velge kolonner og filtrere på innhold. Den kan skrives ut som PDF eller lastes ned som CSV-fil.
Rapporten viser følgende informasjon om barnet: Fødselsnummer, Fornavn, Etternavn, Fødselsdato, Alder, Kjønn, Foreldreansvar, Morsmål, Barnets bydel, Barnets bydelsnummer, Barnehage, Barnehageeier, Avdeling, Oppholdstid, Plass %, Startdato, Sluttdato, Startdato for betaling, Sluttdato for betaling, Adresse, Postnummer, Poststed, Landskode, Postadresse Postnummer, Postadresse Poststed, Postadresse Landskode.
Rapporten viser følgende informasjon om foreldre: Fødselsnummer, Fornavn, Etternavn, Telefonnummer, E-post, Kjønn, Morsmål, Rolle, Adresse, Postnummer, Poststed, Landskode, Postadresse Adresse, Postadresse Postnummer, Postadresse Poststed, Postadresse Landskode, Har tre eller flere foresatte, Har tilgang til kommunikasjon.
Hent rapport
Rapporten hentes ved å velge tilbudsperiode og/eller betalingsperiode. Du kan også velge om telefonnummer og e-post fra Kontakt- og Reservasjonsregisteret (KRR) skal inkluderes – merk at dette øker hentetiden.
Rapporter > Kontaktrapport
- Velg Tilbudsperiode ved å klikke kalender-ikonet eller pilen i datofeltet.
- Velg ev. Betalingsperiode på samme måte.
- Huk av for Inkluder telefonnummer og e-post fra Kontakt- og Reservasjonsregisteret (KRR) dersom denne informasjonen skal inkluderes i rapporten. Merk at uthentingen vil ta lenger tid.
- Klikk Hent rapport.
Rapporten vises som en tabell med alle tilgjengelige kolonner. Klikk på en kolonneoverskrift for å sortere tabellen etter den aktuelle kolonnen.
BILDE_2 – Rapporten hentet med tabellen og verktøylinjen øverst til høyre (søk, eksport, vis/skjul kolonner, filtrer kolonner, skriv ut)
Merk! Dersom rapporten inneholder barn med hemmelig telefonnummer, adresse eller andre skjermingsverdige opplysninger, vil et Advarsel!-banner vises over tabellen. Taushetsplikt vil gjelde for slike opplysninger.
Søk i rapporten
Søk finner informasjon i alle synlige kolonner i tabellen, både tekst og tall.
Rapporter > Kontaktrapport > Søk
- Klikk på søk-ikonet (forstørrelsesglasset) øverst til høyre i tabellen for å åpne søkefeltet.
- Skriv inn søketekst. Tabellen oppdateres og viser kun rader som matcher søket.
- Klikk X for å avslutte søket.
Vis/skjul kolonner
Du kan velge hvilke kolonner som skal vises i tabellen. Bruk «Skjul alle» og huk deretter av kun de kolonnene du trenger – dette er særlig nyttig ved utskrift, der rapporten bør tilpasses for å få plass på én side.
Rapporter > Kontaktrapport > Vis/skjul kolonner
- Klikk på kolonner-ikonet (rutenett) øverst til høyre i tabellen for å åpne Vis/skjul kolonner-panelet.
- Klikk VIS ALLE for å vise alle tilgjengelige kolonner, eller SKJUL ALLE og huk deretter av kun de kolonnene du ønsker.
- Klikk X øverst i panelet for å lukke det. Tabellen oppdateres umiddelbart.
Filtrer kolonner
Filtrer innholdet i rapporten basert på verdier i enkeltkolonner. Nedtrekksmenyene viser kun registrerte alternativ fra din enhet. Klikk Tilbakestill for å nullstille alle filter.
Rapporter > Kontaktrapport > Filtrer kolonner
- Klikk på filter-ikonet (streker) øverst til høyre i tabellen for å åpne Filtrer kolonner-panelet.
- Velg ønskede verdier i nedtrekksmenyene for de kolonnene du vil filtrere på, f.eks. Alder, Kjønn, Avdeling, Oppholdstid, Morsmål og øvrige tilgjengelige felt.
- Klikk TILBAKESTILL for å fjerne alle filter.
Tips: Velg Nei i filteret Har tilgang til kommunikasjon for å få en oversikt over barn der alle foreldre har deaktivert tilgang til kommunikasjon.
Last ned CSV
Rapporten kan lastes ned som CSV-fil og åpnes i Excel eller annen programvare. Merk at nedlastingen kan inneholde informasjon underlagt taushetsplikt.
Rapporter > Kontaktrapport > Eksport
- Klikk på eksport-ikonet (sky med pil) øverst til høyre i tabellen.
- I dialogboksen som åpnes: juster ev. filnavn i Arkiver som-feltet og velg lagringsmappe under Hvor.
- Klikk Arkiver for å laste ned filen.
Skriv ut rapport
Rapporten kan skrives ut eller lagres som PDF. Velg kolonner på forhånd slik at rapporten får plass på siden. Merk at utskriften kan inneholde informasjon underlagt taushetsplikt.
Rapporter > Kontaktrapport > Skriv ut
- Klikk på utskrift-ikonet (skriver) øverst til høyre i tabellen.
- En dialog vises med informasjon om at utskriften kan inneholde informasjon underlagt taushetsplikt. Les meldingen nøye.
- Klikk OK for å gå videre til utskrift eller lagring som PDF, eller klikk Avbryt for å avbryte.