Planlegging og påmelding til møter

Brukere med rollen Barnehage-Leder og Barnehage-Ansatt kan planlegge fellesmøter og møter med flere møtetidspunkt (eks. foreldresamtaler) under menyen Hendelser. Møtet kan opprettes for en eller flere deltakere og alle med rolle Barnehage-Leder og Barnehage-Ansatt i barnehagen kan opprette møter. Når møtet er publisert i foreldreportalen kan foreldre melde seg på og endre påmelding frem til påmeldingsfristen er utgått. For hvert møte opprettes det en detaljert oversikt over møtet med informasjon om hvem som har svart og eventuelle tidspunkt dersom møteinvitasjonen har flere møtetidspunkt.

Følgende hendelser kan opprettes:

• Møter med ett møtetidspunkt
• Møter med flere møtetidspunkt
• Påmelding hvor mottaker kan velge ett alternativ
• Påmelding hvor mottaker kan velge flere alternativ
• Påmelding hvor mottaker kan rangere valg

Denne artikkelen tar for seg møter med et eller flere møtetidspunkt. Se denne artikkelen for opprettelse av påmeldinger.

Påmeldinger

• Landingssiden er en oversikt over alle opprettede møter/påmeldinger med følgende status:
  • Ikke publisert - møtet mangler publiseringsdato eller er ikke publisert i foreldreportalen
  • Aktiv - møtet er publisert i foreldreportalen
  • Utgått - møtet er avpublisert i foreldreportalen
• Merk at alle ansatte har tilgang til oversikten og kan se status og hvem som eventuelt er påmeldt

• Ved å aktiver datofilter viser oversikten alle møter med påmeldingsfrist i valgt datointervall
• Filter kan benyttes for å filtrere etter ulike status vist på skjermen
• Søk benyttes for å søke etter møter på skjermen

• Hendelser kan slettes ved å klikke på søppelbøtte. Merk: Ved sletting av møter/påmeldinger med status aktiv vil det alltid gå ut en automatisk mail med varsel til alle mottakere om at møtet/påmeldingen er slettes/avlyst
• Møter kan redigeres ved å klikke blyant. Før publisering kan alle felt redigeres. Etter publisering kan kun tittel, beskrivelse og sted redigeres
  • Rollen Barnehage - Leder og Barnehage - Ansatt kan slette og redigere alle møter

• Klikk Ny hendelse for å opprette et møte

• Velg Nytt møte

Ett møtetidspunkt:

Fyll ut popup vinduet:

• Legg til tittel (kan redigeres før og etter publisering)
• Legg til en beskrivelse (kan redigeres før og etter publisering)
• Legg til sted (kan redigeres før og etter publisering)
• Velg mottakere ved å klikke på blyanten Merk: alle valgte mottakere vil få mulighet til å melde seg på. Har et barn flere foreldre med aktivert kommunikasjon vil alle valgte foreldre kunne melde seg på (kan redigeres før publisering)
• Velg et møte (kan kun redigeres før publisering)
• Legg til dato (kan kun redigeres før publisering)
• Legg til klokkeslett (kan kun redigeres før publisering)
• Legg til varighet (kan kun redigeres før publisering)
• Marker for Publisering i foreldreportalen (kan kun redigeres før publisering)
  • Legg til startdato og klokkeslett
  • Legg til sluttdato og klokkeslett. Merk: sluttdato må være etter startdato
• Ønskes påmeldingsfrist markeres Påmeldingsfrist og dato og klokkeslett legges til (kan kun redigeres før publisering)
• Marker Send automatisk bekreftelse til mottaker dersom mottaker skal motta mail med bekreftelse ved påmelding (kan kun redigeres før publisering)
• Last opp eventuelle vedlegg (kan kun redigeres før publisering)
• Klikk Lagre

Flere møtetidspunkt:

Fyll ut popup vinduet:

• Legg til tittel (kan redigeres før og etter publisering)
• Legg til en beskrivelse (kan redigeres før og etter publisering)
• Legg til sted (kan redigeres også etter publisering)
• Velg mottakere ved å klikke på blyanten Merk: alle valgte mottakere vil få mulighet til å melde seg på. Har et barn flere foreldre med aktivert kommunikasjon vil alle valgte foreldre kunne melde seg på (kan redigeres før publisering)
• Velg flere møtetidspunkt (kan kun redigeres før publisering)
• Legg til dato (kan kun redigeres før publisering)
• Legg til klokkeslett (kan kun redigeres før publisering)
• Legg til varighet (kan kun redigeres før publisering)
• Klikk Legg til møtetidspunkt for å legge til nytt tidspunkt (kan kun redigeres før publisering)
• Marker for Publisering i foreldreportalen (kan kun redigeres før publisering)
  • Legg til startdato og klokkeslett
  • Legg til sluttdato og klokkeslett. Merk: sluttdato må være etter startdato
• Ønskes påmeldingsfrist markeres Påmeldingsfrist og dato og klokkeslett legges til (kan kun redigeres før publisering)
• Marker Send automatisk bekreftelse til mottaker dersom mottaker skal motta mail med bekreftelse ved påmelding (kan kun redigeres før publisering)
• Last opp eventuelle vedlegg (kan kun redigeres før publisering)
• Klikk Lagre

Nye møter vil legger seg i oversikten over alle møter. Dersom publiseringsdato er satt vil møte publiseres til foreldreportalen som en festet nyhet. Foreldre kan melde seg på frem til eventuell påmeldingsfrist går ut. Foreldre kan ikke redigere påmelding til et møte etter at påmeldingen er sendt inn. Møteinvitasjonen vil være synlig i foreldreportalen frem til sluttdato for publisering.

Merk at det for møter med flere møtetidspunkt er mulig for foreldre å endre valgt møtetidspunkt frem til påmeldingsfristen utløper, og at møtetidspunkt som er valgt av andre ikke er mulig å velge. 

Status for møter

Når et møte er opprette opprettes det en detaljert oversikt over møtet.
Klikk tittel for møtet for å komme til denne oversikten

Oversikten viser:

• Oppsummering av møtedetaljer med beskrivelse og eventuelle vedlegg
• Detaljert oversikt over status for inviterte deltaker
• Dersom flere møtetidspunkt er valgt vises også valgt tidspunkt for møtet

• Klikk kolonnetittel for å endre sortering (default sortering er barnets navn)
• Benytt ulike søk og filtreringer for å endre visning
• Rapporten kan skrives ut eller lastes ned som CSV for videre bearbeiding

Merk: Dersom et barn har flere foreldre som er invitert til møte vil barnet vises to ganger, men med ulike mottakere.

For å se antall som er påmeldt velges Har svart i filteret og antall som har meldt seg på er synlig nederst i rapporten.