Variabel lønn

I Vigilo kan det registreres variabel lønn ved å gjennomgå følgende steg:

1. Registrering av grunndata*
2. Bekreft valgte rader for videre behandling
3. Behandle timer (attestering)
4. Godkjenne timer (anvisning)

 * I "versjon 2" vil grunndata kunne bli overført automatisk fra kommende løsning for bemanningsplanlegging. I "versjon 1" må grunndata legges inn manuelt.

• Fra menyen: Kontorpulten
• Velg Variabel lønn 
• Legg til grunndata

1. Registrering av grunndata

Legg til grunndata:

Velg ansatt som det skal føres variabelt-grunnlag for.

Fyll inn øvrige felter. Det må minimum legges inn: Stillingsnummer, antall timer og dato for når grunnlaget oppstod. 

Man kan også angi gruppe (avdeling), hvem man har vært vikar for, samt legge inn årsramme-tall (dersom lønnssystemet krever dette). Hvis det er informasjon som er relevant for videre behandling (sikre korrekt attestering), legges dette inn i feltet hvor du kan legge inn en "merknad/kommentar".

Klikk Lagre

Registrerte grunndata vil legge seg i oversikten og fanen Grunndata.

Marker de aktuelle og utfør en av følgende valg:

• Slett valgte rader, eller
• Kopier valgte rader. Man kan duplisere rader dersom en ansatt skal legges inn med flere linjer (en rad for hver dag). Typisk bruk av dette er dersom man har flere STILLINGER, hvor man skal trekkes i lønn for en stilling og tillegg for en annen stilling. Da kan man kopiere en linje, og deretter endre stillingsnummer og fortegn på antall timer på "kopi-linja".

2. Bekreft valgte rader for videre behandling (attestering)

• Marker rad(er)
• Klikk bekreft valgte rader

• Bekreft at valgte rader er klare for videre behandling

3. Behandle timer (attestering)

Timene er nå lagt under fanen Timer til behandling

• Klikk blyant for å behandle timer og fyll inn nødvendig informasjon for å sikre korrekt kontering.

• Alle konteringsbegreper som kan være relevante fylles inn
• Minimumsinformasjon er timer, lønnsperiode og lønnsart**
• Klikk Lagre

**Man må angi den lønnsperioden som registreringen skal knyttes til. Dette er en lønnsperiode som må eksistere i det lønnssystemet dataene skal overføres til. I "versjon 2" vil lønnsperiode og lønnsart kunne velges fra en nedtrekksliste, der kodeverdier kan settes opp av hver enkelt kunde på forvaltningsnivå.

• Marker rader
• Klikk Send valgte rader til godkjenning

• Bekreft at valgte rader er klare for videre behandling (anvisning) med Ja

Godkjente timer vil legge seg i oversikten og fanen Godkjente timer.

Merk at timene ikke er ferdig anvist før det er generert fil eller data er overført til lønn.

Marker rader for å:

• Send valgte rader tilbake til behandling. Her kan man også legge inn kommentar på årsaken til at raden sendes tilbake. Man vil se all historikk over de kommentarer som er lagt til. Det er ikke mulig å returnere rader dersom de har status "generert" eller "levert".
• Generer CSV-fil med ønsket filnavn. Man kan opprette fila flere ganger, men får da advarsel om at fila allerede er generert - slik at man unngår feilaktig å sende samme lønnsgrunnlag til utbetaling. 
• (Knappen "Eksporter til lønnssystem" blir aktiv i "versjon 2", og skal da støtte automatisk overføring til lønnssystem.)

Behandling av CSV-fil for overføring til Visma lønn

CSV-filen trenger litt behandling i Excel før den kan importeres i Visma Lønn (oppskrift for andre lønnssystemer følger...): 

• Kolonnen Selskap legges inn med verdien "1" for alle rader. Dersom det brukes annen verdi for "CompanyID" i Visma, legger man inn den som brukes
• Kolonnen År legges inn med året som tilhører lønnsperioden på formatet YYYY (f.eks. 2020)
• Kolonnene for attestering, anvisning, status og ekstern-ID kan slettes, da disse ikke er en del av overføringsformatet til Visma Lønn
• Kolonnene Etternavn og Fornavn skal også slettes, da disse ikke er en del av overføringsformatet til Visma Lønn
• Kolonnen Ansattnummer må endre navn til "Ansattnr"
• Kolonnen Stillingsnummer må endre navn til "Stillid"
• Kolonnen Antall timer må endre navn til "Antall"
• Kolonnen Ansvarsenhet må endre navn til "Ansvar"
• Kolonnen Lønnsperiode må endre navn til "Periode"
• Etter kolonnen Periode legges det inn en kolonne som heter "Type". Denne fylles inn med verdien "TA" for alle rader dersom kontering skal kunne settes fra Visma (for de rader hvor kontering IKKE kommer fra Vigilo)
• Kolonnen Fødselsnummer må nedre navn til "Personnr"  
• Kolonnen Fra dato må endre navn til "Fradato"
• Kolonnen Til dato må endre navn til "Tildato"
• Datoformat i kollonnene Fradato og Tildato endres fra datoformat DD.MM.YYYY (25.8.2020) til datoformat YYYYMMDD (20200825)